Perdas de mercadoria na reforma: vínculo com a nota de origem e emissão de nota de débito para estorno de crédito CBS/IBS

Toda empresa que mexe com estoque já perdeu produto. Quebra na prateleira, validade que passou, furto no depósito, sinistro. Hoje, isso é tratado como um problema operacional — patrimônio que vira despesa. Na teoria, PIS e COFINS exigem estorno do crédito quando o produto se perde, mas o controle é frouxo, a fiscalização demora, e na prática muitas empresas simplificam ou nem fazem o ajuste. Com a Reforma, essa folga acabou.

Com CBS e IBS (LC 214/2025), o crédito que você toma na compra nasce de documento fiscal idôneo, com IBS/CBS destacados corretamente (a exigência de o fornecedor ter extinto o débito fica dispensada enquanto split payment e recolhimento pelo adquirente não forem implantados — art. 48 da LC 214/2025) — e é digital e totalmente rastreável. Quando o produto sai do estoque sem virar uma venda — porque quebrou, venceu, foi furtado ou se perdeu em sinistro — aquele crédito ficou sem contrapartida. E a LC 214/2025 manda estornar esse crédito. Com documentos eletrônicos e apuração assistida, o fisco tem cada vez mais meios de identificar o crédito que deveria ter sido estornado. Se não foi, vem multa, vem juros.

O artigo abre o passo a passo: por que a perda obriga estorno, como amarrar à NF-e de origem, o tratamento para cada tipo de perda, como emitir a Nota de Débito e como lançar tudo na contabilidade.

1. Por que perda de mercadoria virou problema tributário maior

Na sistemática atual, você toma o crédito de PIS/COFINS na entrada da mercadoria e ele fica na escrituração enquanto o produto está no estoque. A obrigação de estornar quando há perda existe — o art. 3º, §13, da Lei 10.833/2003 manda estornar o crédito de bens furtados, roubados, inutilizados, deteriorados ou destruídos em sinistro —, só que o cruzamento é limitado. Na prática, muita empresa estima, simplifica ou simplesmente não faz.

Com CBS e IBS, a régua é outra. O princípio é não-cumulatividade plena, com rastreabilidade digital ponta a ponta. O crédito não é estimativa — é o valor exato destacado na NF-e de compra. E a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS têm condições de cruzar:

• O crédito de CBS/IBS tomado na entrada de cada NF-e de compra
• As saídas tributadas que "consomem" esse crédito (vendas, transferências, uso/consumo com incidência)
• O controle de estoque escriturado — o Bloco K da EFD ICMS/IPI, para os estabelecimentos obrigados, e o inventário (Bloco H)

Quando o produto se perde, ele sai do estoque sem virar venda. O bem não vai integrar nenhuma operação tributada. Por isso a LC 214/2025 manda estornar o crédito quando o bem perece, se deteriora ou é objeto de roubo, furto ou extravio (art. 47, §6º).

2. Tipos de perda e tratamento diferenciado

Nem toda perda recebe o mesmo tratamento. A LC 214/2025 lista as hipóteses de estorno (perecimento, deterioração, roubo, furto e extravio), e na prática a natureza do evento muda o tratamento. Saber em qual caixa a sua perda se encaixa define a documentação exigida e o alcance do estorno — e qual documento o Fisco vai pedir se questionar.

3. O vínculo obrigatório com a nota de origem

Aqui está o ponto que mais confunde: cada crédito veio de uma compra específica, com NF-e específica. O estorno não pode ser genérico, "no atacado". Ele precisa apontar para a nota que gerou aquele crédito.

Por que isso é tão rígido? Porque cada crédito nasce de um documento fiscal específico. Quando você estorna, precisa demonstrar que aquele crédito específico está sendo desfeito por causa da perda informada. Sem a referência à NF-e original, o estorno fica frágil e o crédito pode continuar sendo tratado como indevido.

4. Como emitir a Nota de Débito de estorno

A Nota de Débito é o documento que formaliza, perante o Fisco, que aquele crédito não tem mais como ficar de pé. Emitir certo é o que separa uma empresa regular de uma exposta à autuação. São cinco passos:

• 1 Localize a CBS/IBS na nota original: abra o XML da NF-e de compra e veja os campos de CBS e IBS destacados pelo fornecedor — esses são os valores que viraram crédito na sua entrada. Guarde a chave de acesso de 44 dígitos. Ela vai para a Nota de Débito.
• 2 Calcule o que estornar: perda total do lote? Estorne o valor integral de CBS/IBS daquela NF-e. Perda parcial — digamos, 30 unidades de um lote de 100? É proporcional: CBS/IBS a estornar = total de CBS/IBS na NF-e × (quantidade perdida ÷ quantidade total). Conta simples, mas precisa estar documentada. Avalie também o crédito dos serviços vinculados àquela mercadoria (frete, armazenagem) — o regulamento manda estorná-los também.
• 3 Emita a Nota de Débito no leiaute correto: é uma NF-e emitida contra si mesmo (emitente = destinatário), com finNFe = 6 (nota de débito), tpNFDebito = 07, CFOP 5.927, natureza da operação "Baixa de Estoque", cClassTrib 410030 e o grupo de estorno de crédito previsto na NT — conforme o Ajuste SINIEF 49/2025, que produz efeitos desde 03/08/2026, mas cujos procedimentos se tornam obrigatórios em 01/01/2027 (Ajuste SINIEF 27/2026). O ICMS não é destacado nessa nota: enquanto ele existir (até 2032), o estorno do crédito de ICMS segue a legislação estadual, na apuração. Confira sempre a versão vigente da nota técnica.
• 4 Preencha os campos obrigatórios: (a) referência ao documento de aquisição do bem perdido — e, se for o caso, aos documentos dos serviços vinculados (frete, armazenagem); (b) descrição detalhada com produto, quantidade perdida e motivo (avaria, furto, vencimento, sinistro, quebra técnica); (c) CBS e IBS estornados em campos separados — são administrações diferentes (Receita Federal e Comitê Gestor), não pode misturar.
• 5 Escriture o estorno: a Nota de Débito entra no ERP reduzindo o crédito de CBS/IBS a recuperar do período. Se o saldo de crédito for menor que o estorno, a diferença vira débito a recolher — pode mexer no caixa do mês. E não se esqueça do estoque: para quem está obrigado ao Bloco K, o estoque escriturado precisa refletir a baixa, com quantidades coerentes com a Nota de Débito e o laudo.

5. Lançamentos contábeis

São três lançamentos, um atrás do outro. Cada um tem sua razão de ser, e juntos eles mostram, na contabilidade, o tamanho real do prejuízo — que com a Reforma é maior do que era.

6. Impacto no resultado e na carga tributária

Tem uma mudança aqui que pouco gestor percebeu: hoje, a lei já manda estornar o crédito de PIS/COFINS na perda, mas na prática muita empresa não faz — e sente só o custo do produto. No modelo CBS/IBS, com crédito amplo e alíquota combinada maior, o crédito a devolver na perda é maior, e a chance de o fisco identificar a falta de estorno também. Veja no exemplo.

O que muda na gestão a partir daí:

1. Inventário mais apertado: perda não controlada virou passivo tributário. Cada unidade que some sem registro nem estorno é crédito indevido na fila para a autuação.
2. Seguro de estoque: recalcule a cobertura. O valor segurado precisa cobrir o custo do produto mais o crédito tributário que vai ser estornado em caso de sinistro. Conversa para ter com o corretor.
3. Validade de produtos: vencimento agora tem custo tributário extra. Gestão de giro e de prazo deixou de ser só operacional — é fiscal.
4. Furto interno: combater furto virou obrigação fiscal além de patrimonial. Unidade que sumiu sem BO é perda sem documento de suporte para o estorno — o Fisco pode questionar a veracidade e negar.

7. Checklist de controle de perdas

Quem rodar esse checklist antes da CBS plena chega a 2027 em paz. Quem esperar a primeira autuação para mexer vai pagar mais caro — multa, juros e o custo de corrigir tudo em regime de urgência.

• Implantar inventário permanente com Bloco K ativo: para quem está obrigado, o Bloco K da EFD ICMS/IPI registra produção e estoque escriturado. Quem não está obrigado precisa de controle de estoque equivalente. Sem esse controle, a empresa não tem como demonstrar ao fisco o histórico de movimentações que justificam os estornos de crédito emitidos.
• Registrar toda perda com laudo interno: para cada evento de perda, emitir um laudo interno com data, quantidade, descrição do produto, número de lote (quando aplicável), motivo da perda e nome do responsável pelo registro. Este documento é o ponto de partida para a emissão da Nota de Débito e para o lançamento no Bloco K.
• Emitir Nota de Débito de estorno CBS/IBS dentro do mesmo período da perda: o estorno deve ser registrado no mesmo período de apuração em que a perda é identificada. Emissão retroativa pode ser questionada pelo fisco quanto à tempestividade e à motivação — quanto mais próximo ao evento, mais sólida a documentação.
• Vincular a Nota de Débito à NF-e de origem de cada lote perdido: verificar no sistema a NF-e de entrada correspondente ao produto perdido, copiar a chave de acesso e o número do item e inseri-los no grupo DFeReferenciado da Nota de Débito. Sem esse vínculo, o estorno fica frágil em uma fiscalização.
• Para furto ou roubo: registrar boletim de ocorrência imediatamente: o BO é o comprovante externo que confirma o evento. Arquivar junto com a Nota de Débito e o laudo interno. Em caso de autuação, é o principal elemento de defesa para demonstrar que a perda foi real e não uma tentativa de criar crédito fictício.
• Para sinistros: documentar com laudo técnico ou da seguradora: o laudo comprova o evento e as quantidades perdidas. O estorno corresponde ao crédito de CBS/IBS apropriado na aquisição dos bens perdidos — não depende do valor da indenização. O tratamento da indenização do seguro deve ser analisado à parte com o contador.
• Revisar a apólice de seguro para incluir CBS/IBS no valor segurado: o seguro de estoque tipicamente cobre o custo de reposição do produto. Com a Reforma, o custo real da perda inclui também a CBS/IBS estornada (que não será mais aproveitada). Discutir com o corretor de seguros a atualização da cobertura para incluir o valor tributário como parte do prejuízo a ser coberto.