NF-e na Reforma Tributária: split payment, novos campos e o que muda na emissão

Se tem uma coisa que todo empresário brasileiro conhece, é NF-e. Ela rege a vida fiscal de qualquer empresa há mais de uma década. Pois a reforma tributária vai mexer com ela como nunca: a partir de 2026, a nota vai carregar CBS e IBS em campos próprios, e o split payment entra em cena — o banco lê o XML da sua nota e, no momento que o cliente paga, já desconta o imposto e manda direto pro governo. Você só recebe o líquido. Nem precisa lembrar de pagar guia.

Aqui eu mostro, campo a campo, o que vai mudar no XML, como o split funciona na prática, e o que fazer em situações que sempre dão dor de cabeça — adiantamento, nota de débito, nota de crédito e verba de fornecedor. A ideia é que você saia daqui sabendo exatamente o que pedir pro fornecedor do seu ERP.

1. Os novos campos obrigatórios no XML

A SEFAZ vai publicar Notas Técnicas (NT 2025.xxx e NT 2026.xxx) atualizando o layout. Quem não estiver no schema novo, simplesmente não consegue autorizar nota. Sem dramatismo: é desligar o emissor. Os campos novos principais:

O campo <indSplitPayment> é o pulo do gato — ele sinaliza pro banco que aquela nota tem retenção automática de CBS e IBS na hora do pagamento. Operação desonerada (cesta básica, saúde, educação enquadrada) usa <indSplitPayment>0</indSplitPayment> e preenche os campos de desonerado.

O DANFE visual também ganha um bloco novo com CBS, IBS e IS, separado dos campos antigos de ICMS, PIS e COFINS — que vão coexistir durante a transição (2026–2033). Vai ter um período em que a nota mostra tudo junto, e isso pode confundir cliente menos atento.

1b. Documentos Fiscais Eletrônicos aceitos para crédito

Nem todo documento gera crédito de CBS e IBS. A NT 2025.002-RTC, que especifica os novos campos CBS/IBS no layout da NF-e, estabelece que apenas os 15 tipos de Documentos Fiscais Eletrônicos (DFE) abaixo são aptos a sustentar o crédito:

• NF-e — Nota Fiscal Eletrônica (mercadoria)
• NFC-e — Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica
• NFS-e — Nota Fiscal de Serviços Eletrônica
• CT-e — Conhecimento de Transporte Eletrônico
• CT-e OS — CT-e para Outros Serviços
• BP-e — Bilhete de Passagem Eletrônico
• MDF-e — Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais
• GTV-e — Guia de Transporte de Valores Eletrônica
• NF3e — Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica
• NFCom — Nota Fiscal Fatura de Serviço de Comunicação Eletrônica
• NFGas — Nota Fiscal de Gás Natural
• DC-e — Declaração de Conteúdo Eletrônica
• NFAg — Nota Fiscal do Agronegócio
• DeRE — Declaração de Registro de Exportação Eletrônica
• NF-e ABI — NF-e de Ativo e Bens Imobilizados

Qualquer outro documento — recibo, contrato, boleto bancário, comprovante de pagamento, nota de débito sem DFE correspondente — não gera crédito de CBS/IBS. O sistema do CG-IBS só aceita crédito lastreado em um desses 15 tipos de DFE.

Critérios de inidoneidade (arts. 122-123 do Decreto 12.955/2026)

Mesmo sendo um dos 15 tipos de DFE aceitos, um documento pode ser considerado inidôneo e perder o poder de gerar crédito. O Decreto 12.955/2026 lista seis situações de inidoneidade:

1. Emitido por contribuinte em situação irregular — sem inscrição ativa ou com inscrição suspensa/cancelada no cadastro de contribuintes CBS/IBS.
2. Cancelado após a escrituração como crédito pelo destinatário — o crédito que já foi lançado deve ser estornado imediatamente.
3. Com divergência entre os valores do documento e os valores informados na escrituração do destinatário.
4. Emitido por contribuinte enquadrado em regime que não admite crédito ao destinatário — por exemplo, Simples Nacional sem opção de recolhimento pelo regime geral de CBS/IBS.
5. Emitido com indicação de destinatário fictício ou sem correspondência com operação real (nota "fria").
6. Relativo a operação não sujeita a CBS/IBS, mas com destaque indevido dos tributos — ex.: operação isenta que vem com CBS destacado para simular crédito.

O crédito lastreado em documento inidôneo é negado automaticamente pelo sistema do CG-IBS. Na apuração assistida (art. 46 do Decreto 12.955/2026), o fisco já pré-avisa se algum fornecedor da cadeia emitiu DFE que foi classificado como inidôneo — dando prazo de contestação antes do lançamento definitivo.

2. Split payment passo a passo

De todas as mudanças da reforma, esta é a mais disruptiva no operacional. O banco passa a ser o agente arrecadador de CBS e IBS. Você emite a nota e esquece da guia. Vejamos como funciona, etapa por etapa:

1. 1
   Você emite a NF-e. A nota sai com CBS R$ 480 e IBS R$ 480 destacados, sobre uma venda de R$ 1.000 (alíquotas didáticas de 48% combinadas, só pra o número ficar redondo). O <indSplitPayment>1</indSplitPayment> avisa: essa nota tem retenção.
2. 2
   O cliente paga. R$ 1.000 via Pix, cartão, TED — informando a chave da NF-e ou o identificador da transação vinculado àquele documento.
3. 3
   O banco identifica a nota. O operador financeiro (banco, adquirente, sistema Pix) consulta a base de NF-e autorizada na SEFAZ e descobre que aquele pagamento tem R$ 480 de CBS+IBS embutidos.
4. 4
   Retenção automática. Dos R$ 1.000, o banco separa R$ 480 e manda direto pro governo federal (CBS) e pro CG-IBS (estado + município). Nada de DARF, nada de guia, nada de você fazer nada.
5. 5
   Cai o líquido na sua conta. R$ 520. Esse é o dinheiro que efetivamente entrou na empresa. Lembre que você ainda tem crédito de CBS+IBS das suas compras pra usar.
6. 6
   Apuração mensal. No fim do mês, a empresa confronta o que pagou de CBS+IBS nas compras (crédito) contra o que foi retido nas vendas (débito). Se o crédito for maior, gera saldo a ressarcir — junto ao CG-IBS e à Receita.

O problema do caixa

Aqui mora a dor. Quem vende a prazo — parcelamento, boleto 30/60/90, crediário — recebe fragmentado, mas a NF saiu com CBS+IBS destacados no valor cheio. Cada parcela paga aciona um split proporcional. Como a apuração de crédito é mensal, em alguns negócios (distribuidores, varejos com estoque rápido e cliente parcelando) o saldo credor pode virar rotina. Crédito acumulado é dinheiro parado no governo até ressarcir.

3. Adiantamento — a nova regra que pega muita gente

Essa é uma das mudanças que mais vai mexer com construtora, software house, indústria sob encomenda e qualquer prestador de serviço que costuma receber adiantado.

Veja bem: sob CBS e IBS, o fato gerador ocorre no recebimento — não apenas na entrega. Recebeu adiantamento de cliente? Já gerou CBS e IBS sobre aquele valor, mesmo sem ter entregado nada. O adiantamento vai exigir uma Nota Fiscal de Adiantamento (documento novo, ou NFS-e adaptada pra serviço) com CBS e IBS destacados normalmente.

E o split se aplica nesse momento. O banco já retém CBS+IBS no recebimento antecipado. Quando a nota final sair, ela referencia o adiantamento, e só o valor adicional (se houver) é tributado novamente.

4. Nota de Débito e Nota de Crédito

A reforma formaliza dois documentos que viram instrumento padrão pra ajuste após a NF original. Ambos devem referenciar a chave da nota original e trazer CBS/IBS proporcionais ao ajuste — sem isso, fisco não reconhece.

Nota de Débito

Sai quando o valor final da operação fica maior do que o que foi faturado. Frete que veio mais alto, reajuste contratual, diferença de quantidade apurada na medição. A nota cobra a diferença e gera CBS+IBS adicional sobre o incremento — que cai no split quando o cliente pagar o complemento.

Nota de Crédito

Sai quando o valor final fica menor. Devolução parcial, desconto concedido depois, redução negociada após a venda. A nota anula ou reduz parte do CBS+IBS já retido via split — gera crédito pra quem emitiu e débito pra quem recebeu (que devolve o crédito que tinha aproveitado).

• Sempre referenciam a NF-e original (campo <chNFe>)
• Sempre destacam CBS e IBS proporcionais ao ajuste
• Sempre são registradas no ERP pra reconciliação
• Nota de Crédito não cancela a NF original — só ajusta o valor

O que muda em relação a hoje: hoje usamos carta de correção (CC-e) pra erro de preenchimento e nota de devolução pra devolução física. Desconto pós-venda e ajuste de preço normalmente nem viram documento fiscal — saem como "bonificação" ou "desconto financeiro" no razão. Acabou essa moleza. Qualquer ajuste de valor agora bate em CBS/IBS e exige documento fiscal vinculado. Quem usava esses ajustes de forma criativa precisa repensar o processo.

5. Verbas de fornecedor — atenção ao risco

Verba de fornecedor é aquele dinheiro que a indústria paga pro varejista ou distribuidor — espaço de gôndola, ponta de ilha, exclusividade, mídia cooperada, rebate por performance. Quem trabalha em varejo, atacado ou distribuição conhece bem. Historicamente, cada empresa tratou isso de um jeito — e geralmente do jeito que dava menos imposto.

Com a reforma, a natureza da verba passa a ter efeito fiscal direto:

• Verba como serviço (publicidade, promoção, colocação): o varejista presta serviço ao fornecedor — incide CBS sobre o valor, e o fornecedor toma crédito.
• Verba como desconto comercial (redução no preço de compra): não é serviço, é redução da base — diminui CBS/IBS na compra, e portanto o crédito aproveitável do varejista também cai.
• Verba como bonificação em mercadoria: é saída tributada normalmente pelo fornecedor.

Aqui mora o risco. Quem registrava verba como "outras receitas", sem emitir nota de serviço, usando exclusão ou subclassificação no PIS/COFINS, vai precisar regularizar. Sob CBS, essa receita entra como base de cálculo de serviço tributável — sem espaço pra criatividade.

6. ERP e sistemas — o que precisa ser adaptado

Adaptar sistema é o maior gargalo. Alíquota muda por decreto da noite pro dia, mas ERP exige plano, homologação e teste. E o mercado de software está em estágios bem diferentes de prontidão. O checklist mínimo é este:

• Emissor de NF-e / NFS-e: atualizar pro novo layout XML com CBS, IBS, IS e o indicador de split. Validar no ambiente de homologação da SEFAZ antes de entrar em produção — quem não testar, vai sentir no dia.
• Integração bancária e conciliação: configurar o recebimento líquido como padrão e criar rotina pra conferir o que foi faturado contra o que entrou no banco. O extrato vai chegar sempre menor que o faturamento — não dá pra estranhar a cada vez.
• Plano de contas: criar "CBS a Recuperar", "IBS a Recuperar", "CBS a Recolher", "IBS a Recolher" (separando IBS Estado e IBS Município), mais "CBS Retida por Split" e "IBS Retida por Split".
• Módulo de compras: capturar CBS e IBS de cada nota de entrada pro registro do crédito. Validar automaticamente se o fornecedor está em regime que permite crédito integral — senão, vira retrabalho na apuração.
• Controle de adiantamento: amarrar a nota de adiantamento com a nota final, pra o sistema deduzir o CBS/IBS já pago e calcular o complemento certinho. Crítico para construtora e empresa sob encomenda.
• Módulo de apuração CBS/IBS: entra no lugar da EFD-Contribuições. Consolida crédito e débito do período e gera o saldo — separadamente pra CBS federal, IBS Estado e IBS Município.
• Quem usa Winthor, SAP, Protheus, Omie, Conta Azul e outros: aguardar o release específico de cada fornecedor — cada plataforma tem calendário próprio. Aqui no escritório a gente acompanha os lançamentos e ajuda a destravar suporte técnico quando trava.

7. Cronograma de adaptação da NF-e

A atualização da NF-e segue o cronograma da reforma — com fase de teste antes de qualquer obrigatoriedade. As datas abaixo são as referências oficiais; ainda assim, vale acompanhar as publicações da SEFAZ Nacional e da Receita:

Prazo	Evento
2026 — 1º Tri	Publicação das NT da NF-e com os campos de CBS/IBS — só em ambiente de teste (homologação)
2026 — 3º Tri	Homologação obrigatória pras empresas do grupo piloto (grandes contribuintes do CBS em teste)
2027	NF-e com CBS + IBS obrigatória pra todo contribuinte do regime geral. Split payment entra em operação
2028–2029	Começa a extinção progressiva dos campos antigos (ICMS/ISS) nas notas, conforme transição
2029–2033	Migração progressiva até a extinção definitiva. NF-e fica só com layout CBS/IBS no final

Entre 2027 e 2033, a NF-e vai conviver com dois conjuntos de campos: os antigos (ICMS, PIS, COFINS, ISS) e os novos (CBS, IBS, IS). É o pior dos mundos do ponto de vista de complexidade — duas lógicas rodando ao mesmo tempo. Parametrizar errado o ERP nesse período custa caro. Acompanhamento de perto é obrigatório.