O fim do “material de uso e consumo”:
por que o cadastro de itens virou dinheiro

1. Por que a prática antiga existia

No mundo do ICMS, material de uso e consumo não dava crédito. Como não dava, o detalhe simplesmente não importava: cadastrava-se um item genérico — “material de uso e consumo”, “diversos”, código 9999 — e jogava-se tudo ali. Café, papel, parafuso, material de limpeza, EPI. Contabilmente virava uma despesa só; fiscalmente, era irrelevante.

Ninguém estava errado em fazer assim. Era racional: investir tempo classificando item que não gera crédito é desperdício. O problema é que a premissa mudou — e o hábito ficou.

2. Por que essa prática morre com a Reforma

Três razões, e cada uma sozinha já bastaria:

• Uso e consumo passou a dar crédito. Na não cumulatividade plena de CBS/IBS, o gasto administrativo vinculado à atividade gera crédito. O que era irrelevante virou dinheiro — e gasto não classificado é crédito sem controle.
• O controle é por ITEM. A nota do fornecedor carrega a classificação item a item, e a apuração assistida é montada a partir dos documentos fiscais. Um item genérico no cadastro interno não tem NCM verdadeiro nem destinação definida — e, sem isso, a empresa não consegue conferir a apuração nem demonstrar que o gasto é da atividade.
• O art. 57 exige separar o consumo pessoal. A triagem entre despesa da atividade e uso pessoal só é possível item a item, com identificação do destinatário quando for o caso.

E não é só o material de escritório. Entram na conta os itens que ninguém nunca cadastrou direito porque “não davam crédito mesmo”: material de limpeza, manutenção, EPI, embalagem secundária, peças de reposição, uniforme, brinde, material de marketing. (No brinde, atenção: a entrega gratuita também gera débito de CBS/IBS — art. 5º, II, da LC 214.)

3. A outra metade da moeda: o art. 57 e o consumo pessoal

Como a não cumulatividade ficou ampla, o controle do Fisco se concentrou numa fronteira só: separar atividade econômica de uso ou consumo pessoal. O art. 57 veda o crédito e presume como pessoal:

• Bens de natureza pessoal ou de luxo — joias, obras de arte, bebidas alcoólicas, derivados do tabaco, armas e munições, bens e serviços recreativos, esportivos e estéticos;
• Imóveis residenciais e veículos, com os bens e serviços de aquisição, locação e manutenção (inclusive seguro e combustível), quando fornecidos sem custo ou abaixo do mercado às pessoas ligadas;
• Fornecimento gratuito ou abaixo do mercado a pessoas ligadas — sócios, administradores, empregados e familiares. É aqui que caem as despesas pessoais passadas pela empresa.

As exceções que preservam o crédito

• Bens da lista quando são objeto de comercialização ou insumo — joalheria vende joia; distribuidora vende bebida;
• Armas e munições em empresas de segurança privada; itens recreativos ou estéticos usados no estabelecimento pelos próprios clientes;
• Benefícios a empregados: uniformes, EPIs, alimentação no local, saúde, creche, educação. A LC 227/2026 separou os vales (VA, VR, VT) da exigência de acordo ou convenção coletiva — plano de saúde e benefícios educacionais continuam dependendo dela;
• Veículos, computadores e celulares fornecidos a empregados: não são consumo pessoal quando usados em atividades estritamente vinculadas às funções, com características e quantidade compatíveis (Decreto 12.955/2026, art. 63, § 2º). Para uso misto não há regra de rateio expressa — exige critério documentado e cautela.

4. O plano de abertura do cadastro — 6 passos

1. 1 Extraia 12 meses do ERP — todos os lançamentos classificados como uso e consumo, “diversos” ou genéricos. É o retrato do tamanho do problema.
2. 2 Descubra os itens REAIS pelos XMLs das notas de entrada. Esse é o atalho que quase ninguém usa: o XML sempre teve o item detalhado, mesmo quando o seu cadastro interno não tinha.
3. 3 Cadastre cada item com o NCM correto (NBS, no caso de serviços) e classificação própria — é o que permite conferir o crédito na apuração assistida.
4. 4 Marque a destinação de cada item: atividade (gera crédito), uso pessoal do art. 57 (sem crédito) ou uso misto (proporcional, com critério documentado).
5. 5 Crie bloqueio no ERP: item novo não entra sem NCM e sem destinação definida. Sem essa trava, o cadastro volta a sujar em três meses.
6. 6 Estime o crédito recuperável que estava sendo desprezado. Esse número costuma surpreender — e é ele que justifica o projeto internamente.

5. O que mais gera crédito e quase ninguém aproveita

Vale conferir se esses itens estão classificados corretamente no seu cadastro — todos geram crédito quando vinculados à atividade. Em qualquer caso, o crédito exige documento fiscal eletrônico idôneo, com CBS/IBS destacados corretamente, e a extinção do débito do fornecedor (art. 47); enquanto o split payment não estiver em operação, vale o destaque correto na nota (art. 48). Se o fornecedor for do Simples e recolher CBS/IBS no DAS, o crédito fica limitado ao valor pago nesse regime (art. 47, § 9º).

6. Conclusão

Esse é, na minha visão, o ponto mais subestimado da Reforma na prática contábil — e o que vai quebrar o cadastro da maioria das empresas. Não porque seja difícil, mas porque exige um trabalho que nunca precisou ser feito: olhar item a item aquilo que, por vinte anos, foi jogado numa conta genérica.

Quem abrir o cadastro em 2026 chega em 2027 creditando o que tem direito. Quem deixar para depois vai passar o primeiro ano da CBS plena descobrindo, mês a mês, crédito que não consegue provar.