Todo empresário sabe quanto pagou na mercadoria. A nota está na gaveta, o valor está lá. O problema é que o custo real do produto no estoque nunca é igual ao valor da nota — e essa diferença é o que decide se o negócio lucra ou afunda.
Frete, embalagem, impostos não recuperáveis, perda no manuseio, variação cambial para quem importa, quebra de estoque, custo do capital parado — tudo isso compõe o custo real. Quem não inclui esses itens na conta está precificando em cima de uma base falsa. E a história sempre termina igual: margem que parece saudável na planilha some mês após mês até o caixa avisar que algo está errado.
1. O que compõe o custo real de um produto em estoque
O custo de aquisição, para fins contábeis, é definido pelo CPC 16 (Estoques) — e a legislação do Imposto de Renda segue a mesma lógica — e inclui tudo que foi necessário para o produto chegar pronto para uso ou venda. Na prática, isso é bem mais que o valor da nota.
Entra no custo de aquisição:
- Preço de compra — valor bruto da nota do fornecedor
- Frete e seguro de entrada — o que custou para o produto chegar
- Tributos não recuperáveis — ICMS não creditado (caso do Simples, por exemplo), ICMS-ST pago na compra, IPI que a empresa não pode creditar (caso típico do comércio), IOF em compras internacionais, impostos de importação
- Descontos comerciais — são abatidos e reduzem o custo
- Embalagens de armazenagem — quando o produto exige embalagem para ficar em estoque
Tributo recuperável não entra no custo: o ICMS a recuperar (no Lucro Real e no Presumido) e o PIS e a COFINS a recuperar (só no Lucro Real, que tem o regime não cumulativo) são ativos — não compõem o custo do estoque. No Lucro Presumido, PIS e COFINS são cumulativos e não geram crédito. O crédito de PIS/COFINS é calculado sobre a base sem o ICMS destacado da nota de entrada. Já no Simples Nacional, como não há crédito de ICMS, o imposto embutido no preço do fornecedor é custo real e entra no valor do estoque.
2. Os 5 erros mais comuns na valoração de estoque
Não ratear o frete de entrada
A transportadora entrega um lote com 20 produtos, cobra R$ 800,00 de frete e a empresa lança tudo como despesa de logística. Resultado: custo unitário de cada produto fica menor que o real, o preço de venda fica abaixo do necessário e a margem some. O certo é ratear o frete pelo valor ou pelo peso de cada item e somar no custo do produto correspondente.
Não excluir tributos recuperáveis do custo de entrada — ICMS, PIS e COFINS
Empresas do Lucro Real creditam ICMS, PIS e COFINS nas compras; no Lucro Presumido, credita-se o ICMS, mas PIS e COFINS são cumulativos. Esse crédito não é custo do produto — vai para o ativo como "ICMS a Recuperar" e, no Lucro Real, "PIS a Recuperar" e "COFINS a Recuperar". O estoque é valorado pelo valor líquido desses impostos.
Na prática, muita empresa registra o produto pelo valor bruto da nota, embutindo créditos que vão ser aproveitados depois. O resultado: estoque superavaliado, CMV inflado e margem distorcida — é o inverso do erro de subestimação, mas faz o mesmo estrago na gestão e no planejamento tributário.
Atenção: o ICMS sai da base de crédito do PIS/COFINS na entrada (Lei 14.592/2023). O crédito de PIS/COFINS (9,25% no não cumulativo) é calculado sobre a base sem o ICMS destacado da nota do fornecedor. Nota de R$ 100,00 com R$ 12,00 de ICMS? A base do crédito de PIS/COFINS é R$ 88,00, não R$ 100,00. Usar a base cheia gera crédito indevido e risco de autuação. A partir de 2027, com a CBS no lugar do PIS e da Cofins, a lógica se mantém: CBS e IBS recuperáveis não entram no custo do estoque.
Esse conjunto de ajustes pede revisão completa da tributação na entrada: NCM correto, CFOP adequado, CST de ICMS e de PIS/COFINS configurados no sistema. Item com NCM errado ou CST de isenção indevida gera crédito inválido — ou deixa de gerar crédito a que a empresa teria direito. No Simples Nacional, a regra é o oposto: sem crédito de ICMS na compra, o imposto embutido no preço do fornecedor é custo real e entra integralmente no estoque.
Não registrar perdas e avarias no estoque
Produto vencido, quebra no manuseio, item parado virando obsoleto — tudo isso é custo real. Quando o estoque físico é contado e o número não bate com o sistema, a diferença foi "absorvida" pelas vendas anteriores, inflando o CMV em silêncio. Gestão saudável exige baixa formal das perdas com lançamento contábil próprio — e contagem regular.
Na baixa por perda, perecimento ou extravio, o crédito de ICMS tomado na entrada deve ser estornado (LC 87/1996, art. 21, IV); a partir de 2027, a LC 214/2025 (art. 47, §6º) exige o mesmo para os créditos de CBS e IBS. No Lucro Real, a dedução da perda também depende de documentação (laudo, boletim de ocorrência, conforme o caso).
Usar custo antigo para precificar produto atual
A empresa comprou o produto em março a R$ 40,00. Em agosto, comprou de novo — agora a R$ 58,00. Inflação, câmbio, reajuste do fornecedor. Só que a planilha de preço ainda trabalha com R$ 40,00. Cada venda sai precificada com custo defasado. Quando o estoque antigo acabar, o produto continua vendendo no mesmo preço, mas com custo 45% maior. A margem vira prejuízo sem ninguém notar.
Ignorar custo de armazenagem e capital parado
Estoque parado custa. O capital aplicado em mercadoria poderia estar rendendo juro — esse é o custo de oportunidade. Some o aluguel do galpão, energia, seguro e pessoal do almoxarifado. Tudo isso precisa ser distribuído entre os produtos se a empresa quer enxergar a margem real do que vende. Esse rateio é ferramenta de gestão: na contabilidade, armazenagem e custo de capital são despesa do período e não entram no custo do estoque (CPC 16).
3. O custo oculto que mais destrói pequenas empresas: o frete não rateado
O erro mais comum — e o mais difícil de enxergar — é o frete. Um varejo aqui em Cuiabá que compra de fornecedor de Goiânia, Campinas ou São Paulo recebe dezenas de notas por mês, cada uma com frete destacado ou embutido. O que acontece na prática: a equipe lança o frete como "despesa de logística" e segue em frente. Custo do produto fica artificialmente baixo, preço de venda fica abaixo do necessário e a margem some.
O rateio mais usado é por valor: o frete total é distribuído entre os produtos proporcional ao valor de cada um na nota. Se o pedido tem R$ 10.000,00 em mercadorias e R$ 500,00 de frete, cada R$ 1,00 de mercadoria carrega R$ 0,05 de frete no custo. Simples de configurar no sistema, mas raríssimo de ver bem feito em pequena e média empresa.
4. Como calcular o preço de venda correto a partir do custo real
Com o custo real calculado direito — com todos os componentes — o preço de venda precisa cobrir:
O erro clássico é aplicar markup direto sobre o custo (custo x fator) sem lembrar que o tributo incide sobre o preço de venda, não sobre o custo. Empresa que precifica "custo + 40%" não tem 40% de margem: sobre o preço de venda, a margem bruta já é de cerca de 28,6% (40 ÷ 140) antes dos tributos sobre a venda — e, depois deles, fica ainda menor, conforme o regime.
⚠️ Armadilha clássica do Simples: no Simples, o tributo é sobre o faturamento, não sobre o lucro. Quanto mais a empresa vende, mais paga — mesmo com margem pequena. Precificar sem olhar a alíquota efetiva do Simples (que vai de 4% a mais de 20%, conforme faturamento e anexo) é uma das maiores causas de descapitalização de pequeno negócio. Vejo isso direto no escritório.
5. Inventário físico: a base de tudo
Nenhum controle de estoque funciona se o inventário físico não é feito com regularidade. O estoque no sistema é uma projeção. O inventário físico é a realidade. A diferença entre os dois é perda não registrada, erro de lançamento, desvio ou mercadoria que saiu sem nota.
Para fins fiscais, empresas com apuração trimestral do IRPJ/CSLL (Lucro Real trimestral) precisam fazer o levantamento ao final de cada trimestre; no Lucro Real anual, o inventário é levantado em 31 de dezembro (e, para contribuintes do ICMS, informado no Bloco H da EFD ICMS/IPI). Para a gestão, a recomendação é fazer contagens parciais ao longo do mês — começando pelos itens de maior giro ou maior valor — e contagem geral no fim de cada período de apuração.
Inventário rotativo: divide o estoque em grupos e conta um grupo diferente por semana ou por dia. No fim do mês, todo o estoque foi contado pelo menos uma vez. É a forma mais eficiente de manter controle sem parar a operação para a contagem geral.
6. O que acontece quando o custo está errado na contabilidade
Além de prejudicar a gestão, custo de estoque errado tem consequência fiscal séria. No Lucro Real, se o custo está subestimado, o CMV declarado fica menor que o real, o lucro tributável fica maior e a empresa paga mais IRPJ e CSLL do que precisaria. Se o custo está superestimado, o CMV infla e o lucro encolhe — e é justamente isso que a Receita procura.
O cruzamento entre EFD-ICMS/IPI (com destaque para o Bloco H), EFD-Contribuições, ECF e ECD deixa o fisco identificar automaticamente quando o custo declarado não bate com as notas de entrada, as de saída e o saldo de estoque. O que antes dependia de auditoria presencial hoje pode ser apontado por cruzamento eletrônico de dados.
Conclusão: custo é a base de tudo
Precificar bem começa no estoque. Empresa que não sabe o custo real do que vende não consegue precificar, não consegue negociar com fornecedor de forma estruturada e não sabe se a operação é viável a longo prazo. Essa clareza não é privilégio de quem tem sistema caro — é resultado de contabilidade bem feita, com inventário documentado e método de valoração adequado ao perfil do negócio.
Se você quer entender quanto sua empresa está deixando de lucrar por causa de custo errado, posso fazer esse levantamento aqui no escritório. O resultado costuma surpreender — para os dois lados.