Devolução de mercadoria na reforma: referenciamento item a item, as duas vias de estorno e a recusa na entrega

Devolução de mercadoria é o tipo de operação que todo mundo já fez e quase ninguém tratou com o cuidado que merece. Hoje, o regime é flexível: pode ser nota do destinatário, pode ser nota do remetente, com ou sem referência à NF-e original, escrituração varia de empresa para empresa. Cada um se vira. Isso acaba com a Reforma.

Na prática, o motivo é simples: CBS e IBS têm crédito imediato. O cliente toma o crédito no momento em que recebe a mercadoria, no mesmo período de apuração. Se a mercadoria volta, esse crédito tem que ser desfeito do jeito certo. E os sistemas da Receita Federal (CBS) e do Comitê Gestor do IBS (CG-IBS) só conseguem fechar a conta se a nota de devolução apontar, de forma inequívoca, para a NF-e que deu origem ao crédito. Sem essa ligação, o Fisco não acha a operação original — e trata como crédito indevido. Aí vem a autuação.

O que muda na devolução com a reforma

No regime atual (ICMS, PIS/COFINS, IPI), você tem margem para escolher como faz: nota de entrada pelo cliente, nota pelo remetente, com ou sem referência à nota de origem dependendo do estado. Dá para devolver em pedaços, em datas diferentes, agrupar notas — cada empresa acertou um jeito. Com a LC 214/2025, com as alterações da LC 227/2026, essa margem some. As mudanças que apertam o cerco são três:

• Crédito imediato: o comprador toma o crédito de CBS/IBS já na entrada, no mesmo período. A devolução tem que desfazer esse crédito com a mesma precisão.
• Rastreabilidade ponta a ponta: todo crédito está amarrado a uma NF-e específica nos sistemas do CG-IBS. O estorno tem que apontar para essa mesma NF-e. Estorno "solto" o sistema não aceita.
• Cruzamento automático: o CG-IBS e a Receita Federal cruzam débitos e créditos da cadeia inteira o tempo todo. Nota de devolução sem referência à nota de origem aparece como inconsistência no cruzamento — e, com a apuração assistida a partir de 2027, a tendência é o problema aparecer na apuração do próprio mês, não numa autuação daqui a dois anos.

Referenciamento item a item: a mudança que mexe no ERP

A regra central da devolução não é o formato da nota — é como ela referencia a origem. O vínculo saiu do cabeçalho e passou para o item: cada item devolvido aponta a chave de acesso e o número do item (nItem) da nota de origem, pelo grupo DFeReferenciado. Os grupos tradicionais de cabeçalho (refNFe, refNF, refECF, refCTe e refNFP) deixam de bastar para esse fim. A regra de validação (VC02-14 da NT 2025.002-RTC), prevista para 01/09/2026, foi adiada pela versão 1.51 da NT e está em produção desde 05/10/2026 — desde então, a nota de devolução no modelo antigo é rejeitada.

O efeito prático é grande, mas diferente do que se imaginava: o problema não é consolidar — é rastrear item a item. O ERP precisa guardar, para cada unidade em estoque, de qual nota e de qual item ela veio. Sem esse elo, a devolução não consegue montar o DFeReferenciado e a nota é rejeitada a partir de 05/10/2026.

Quem pode emitir a nota de devolução

Esse é um dos pontos mais sensíveis da Reforma e o que mais gera dúvida em treinamento: quem pode emitir a nota? A regra geral é direta, e há duas situações fora dela: a mercadoria que não chegou a entrar no destinatário (nota de crédito do vendedor) e a devolução por adquirente que não emite nota fiscal (nota de entrada do vendedor).

Regra geral: quem comprou é quem emite

Só o cliente — o destinatário original da mercadoria — pode emitir a nota de devolução. O motivo é técnico: a devolução desfaz o crédito de CBS/IBS que o cliente tomou na entrada. Esse crédito está registrado sob o CNPJ dele. O Decreto 12.955/2026 (art. 57, § 6º) é expresso: na devolução, o documento é emitido pelo adquirente, se ele for emitente de documento fiscal; pelo fornecedor, só se não for. Logo, só ele tem como emitir o documento que estorna isso de forma válida.

Recusa na entrega e mercadoria que não saiu: é NOTA DE CRÉDITO, não devolução

Quando a mercadoria não chegou a entrar no estabelecimento do destinatário — recusa na porta, não localização do endereço, venda cancelada antes do embarque — não existe devolução a fazer, porque não houve entrada nem crédito do outro lado. O instrumento correto é a nota de crédito: finNFe = 5, no tipo 03 (recusa total ou não localização) ou tipo 06 (recusa parcial). Não é "NF-e de entrada genérica" nem nota própria por hábito.

Os dois pontos de atenção nesse cenário:

• 1 Se o cancelamento da NF-e original ainda for possível, é ele que deve ser feito — a nota de crédito não substitui o cancelamento dentro do prazo regulamentar. Fora do prazo, o caminho é a nota de crédito (tipo 03 ou 06).
• 2 A mercadoria não entrou no estabelecimento do destinatário — foi recusada na entrega, não localizada, ou nem chegou a ser expedida. Se ela entrou e depois voltou, aí sim é devolução: o adquirente contribuinte emite a nota com referência item a item (ou, sendo não contribuinte, o fornecedor emite NF-e de entrada).

Fora desses casos, a nota própria do vendedor não sustenta o estorno: o documento não corresponde à operação real e sujeita as partes às penalidades dos arts. 341-A a 341-H da LC 214/2025 (incluídos pela LC 227/2026) — multa em UPF por obrigação acessória e 75% sobre o tributo ou crédito indevido em lançamento de ofício, até 100% a 150% em fraude ou reincidência —, além do risco de glosa de crédito na cadeia. Não compensa improvisar.

Caso específico — devolução por consumidor pessoa física não contribuinte (B2C): quando um consumidor final pessoa física devolve mercadoria — típico de e-commerce —, ele não tem como emitir NF-e. Nessa hipótese, o vendedor emite uma nota fiscal de entrada em nome próprio para registrar o retorno físico da mercadoria ao estoque — e, sendo do regime regular, pode apropriar crédito ou estornar o débito com base nos valores da operação devolvida (art. 47, § 8º, da LC 214/2025). Essa situação é distinta da recusa na entrega: aqui não se trata de desfazer crédito do comprador (o consumidor final não toma crédito de CBS/IBS), e sim de formalizar a devolução física e os ajustes de receita e estoque. O procedimento correto e a documentação de suporte — incluindo comprovante de retorno logístico — devem ser mantidos para eventual fiscalização.

Procedimento correto para devolução (passo a passo)

Devolução na CBS e no IBS tem uma sequência que precisa ser respeitada. Segue a ordem que evita erro de documento e garante que o estorno bata dos dois lados.

• 1 Primeiro: dá para cancelar? Está dentro do prazo (em regra, 24 horas), a mercadoria ainda não saiu e o destinatário não confirmou a operação? Cancele. Nesse caso, cancelamento é a solução mais limpa — sem nota de devolução, sem cruzamento, efeitos fiscais desfeitos de uma só vez. Atenção: cancelar nota de operação que já aconteceu (mercadoria entregue) é infração — multa de 66% do tributo de referência (art. 341-G, XVII, "a", da LC 214/2025) — e o Decreto 12.955/2026 veda o cancelamento depois que o destinatário atesta a operação (art. 57, § 7º). Mercadoria entregue e devolvida é devolução, não cancelamento.
• 2 O cliente emite a NF-e de devolução: sem cancelamento na mesa, é o cliente que emite a nota de devolução referenciando, item a item, a chave e o número do item da NF-e original no grupo DFeReferenciado. Só ele pode, quando é contribuinte e a mercadoria entrou no estabelecimento.
• 3 Confira os campos antes de transmitir: CFOP de acordo com quem está emitindo (5.201/5.202 e 6.201/6.202 para devolução de compra; 1.201/1.202 e 2.201/2.202 para devolução de venda — na devolução de compra, 01 = compra para industrialização e 02 = para comercialização; na devolução de venda, 01 = produção própria e 02 = mercadoria de terceiros); CBS e IBS destacados em espelho da nota original — mesma alíquota, mesma base (arts. 12, § 7º, e 17 da LC 214/2025); quantidade e valor batendo nos itens devolvidos. Item por item.
• 4 Escrituração no período da devolução: o vendedor estorna o débito de CBS/IBS da venda original (ou, se já pago, apropria crédito) e o cliente estorna o crédito (ou, se já usado, gera débito) — os dois lançam no período de competência da nota de devolução, não no período da compra. O efeito não retroage à operação original.
• 5 Não esqueça o estoque: a devolução precisa refletir no controle de estoque — e, para quem está obrigado ao Bloco K da EFD ICMS/IPI, nos saldos informados ali. Na revenda, o retorno entra pelo custo registrado na saída. Estoque que não bate com as notas é inconsistência que o cruzamento pega mais cedo ou mais tarde.

Efeitos da devolução na CBS e no IBS

A devolução mexe nos dois lados — vendedor e cliente —, e cada efeito tem que cair no período certo. Se o timing falha, a apuração desencaixa e o sistema sinaliza.

Para o vendedor que recebe de volta

• Estorna o débito de CBS/IBS que gerou na venda — reduz o tributo a recolher no período.
• Se o tributo já tinha sido recolhido via split payment — o mecanismo, ainda não em operação, pelo qual o sistema de pagamentos retém e recolhe a CBS e o IBS na liquidação financeira —, aplica-se a regra do art. 47, § 13: transferência do valor ao fornecedor em até 3 dias úteis (para a CBS, já prevista no art. 57, § 4º, do Decreto 12.955/2026), e ele não pode ser apropriado como crédito pelo fornecedor.
• Se ainda não foi recolhido (apuração em andamento), o estorno abate direto do saldo a pagar do período. Não precisa de pedido de restituição nem de compensação especial. Se o débito já foi pago pelo próprio vendedor, o regulamento da CBS prevê apropriação de crédito no valor correspondente.

Para o cliente que devolve

• Estorna o crédito que tomou na compra — vira débito no período da devolução.
• Se o crédito já tinha sido usado para abater outros débitos no mês, a devolução pode gerar saldo devedor inesperado. Vale acompanhar o caixa tributário de perto.
• Se o crédito ainda estava parado, o estorno só reduz o saldo credor disponível — sem efeito imediato no caixa.

Riscos e autuações mais comuns

Parte dos erros é barrada já na autorização da NF-e; o resto aparece no cruzamento eletrônico entre a nota de devolução e a NF-e de origem, sem fiscal humano. Esses cinco são os campeões.

Checklist para adequação operacional

Ajustar a devolução ao novo modelo mexe em sistema, contrato e processo ao mesmo tempo. Tem que estar pronto já — a validação do referenciamento item a item está em produção desde 05/10/2026, e depois da primeira autuação fica caro e estressante.

• Configurar o ERP para exigir a referência item a item — chave e número do item da NF-e de origem no grupo DFeReferenciado — em toda nota de devolução. Sem essa referência, o sistema não deve autorizar a emissão.
• Controlar o saldo devolvível de cada item de origem. Devoluções parciais são permitidas, mas a soma das quantidades devolvidas não pode passar da quantidade vendida no item. O ERP deve bloquear devolução acima desse saldo.
• Treinar equipe de logística e faturamento no fluxo de decisão: mercadoria entrou no cliente contribuinte → nota de devolução dele; recusa na entrega → nota de crédito do vendedor; consumidor não contribuinte → nota de entrada do vendedor. Deixar o fluxograma visível na área de faturamento.
• Revisar a política de devolução com os clientes: incluir cláusula contratual de responsabilidade pela emissão da nota de devolução — quem emite, em qual prazo e com quais dados. A ausência de nota do cliente não justifica nota própria irregular do vendedor.
• Configurar alertas para o prazo de cancelamento (em regra, 24 horas): enquanto a mercadoria não saiu, o cancelamento é preferível à nota de devolução; depois da entrega, cancelar é infração. O sistema deve alertar o faturamento quando uma NF-e emitida ainda está dentro do prazo de cancelamento e há solicitação de devolução em aberto.
• Mapear o CFOP correto para cada tipo de devolução: devolução de compra intraestadual (5.201/5.202), interestadual (6.201/6.202); devolução de venda intraestadual (1.201/1.202), interestadual (2.201/2.202). Devolução de compra é saída de quem comprou (5.xxx/6.xxx); devolução de venda é entrada de quem vendeu (1.xxx/2.xxx). Criar tabela de referência por operação e configurar o ERP para sugerir o CFOP automaticamente com base no tipo de devolução e na UF de origem.
• Revisar os contratos de venda para incluir prazo máximo de devolução, responsabilidade pela emissão da nota, procedimento de conferência física e vinculação obrigatória à nota de origem. Contratos que não preveem esses pontos criam litígio operacional quando a devolução ocorre meses após a compra.