Devolução de mercadoria na reforma: referenciamento item a item, as duas vias de estorno e a recusa na entrega

Devolução de mercadoria é o tipo de operação que todo mundo já fez e quase ninguém tratou com o cuidado que merece. Hoje, o regime é flexível: pode ser nota do destinatário, pode ser nota do remetente, com ou sem referência à NF-e original, escrituração varia de empresa para empresa. Cada um se vira. Isso acaba com a Reforma.

Na prática, o motivo é simples: CBS e IBS têm crédito imediato. O cliente toma o crédito no momento em que recebe a mercadoria, no mesmo período de apuração. Se a mercadoria volta, esse crédito tem que ser desfeito do jeito certo. E o sistema do Comitê Gestor do IBS (CG-IBS) só consegue fechar a conta se a nota de devolução apontar, de forma inequívoca, para a NF-e que deu origem ao crédito. Sem essa ligação, o Fisco não acha a operação original — e trata como crédito indevido. Aí vem a autuação.

O que muda na devolução com a reforma

No regime atual (ICMS, PIS/COFINS, IPI), você tem margem para escolher como faz: nota de entrada pelo cliente, nota pelo remetente, com ou sem referência à nota de origem dependendo do estado. Dá para devolver em pedaços, em datas diferentes, agrupar notas — cada empresa acertou um jeito. Com a LC 214/2025, com as alterações da LC 227/2026, essa margem some. As mudanças que apertam o cerco são três:

• Crédito imediato: o comprador toma o crédito de CBS/IBS já na entrada, no mesmo período. A devolução tem que desfazer esse crédito com a mesma precisão.
• Rastreabilidade ponta a ponta: todo crédito está amarrado a uma NF-e específica nos sistemas do CG-IBS. O estorno tem que apontar para essa mesma NF-e. Estorno "solto" o sistema não aceita.
• Cruzamento automático: o CG-IBS e a Receita Federal cruzam débitos e créditos da cadeia inteira o tempo todo. Nota de devolução sem referência à nota de origem aparece como inconsistência já na apuração seguinte — não é uma autuação que vem daqui a dois anos, é bloqueio no mês que vem.

Referenciamento item a item: a mudança que mexe no ERP

A regra central da devolução não é o formato da nota — é como ela referencia a origem. O vínculo saiu do cabeçalho e passou para o item: cada item devolvido aponta a chave de acesso e o número do item (nItem) da nota de origem, pelo grupo DFeReferenciado. Ficam proibidos os grupos tradicionais refNFe, refNF, refECF, refCTe e refNFP para esse fim. A partir de 01/09/2026 o referenciamento por item é obrigatório — emitir no modelo antigo gera rejeição.

O efeito prático é grande, mas diferente do que se imaginava: o problema não é consolidar — é rastrear item a item. O ERP precisa guardar, para cada unidade em estoque, de qual nota e de qual item ela veio. Sem esse elo, a devolução não consegue montar o DFeReferenciado e a nota é rejeitada a partir de 01/09/2026.

Quem pode emitir a nota de devolução

Esse é um dos pontos mais sensíveis da Reforma e o que mais gera dúvida em treinamento: quem pode emitir a nota? A regra geral é direta e as exceções são duas — cumulativas.

Regra geral: quem comprou é quem emite

Só o cliente — o destinatário original da mercadoria — pode emitir a nota de devolução. O motivo é técnico: a devolução desfaz o crédito de CBS/IBS que o cliente tomou na entrada. Esse crédito está no sistema do CG-IBS sob o CNPJ dele. Logo, só ele tem como emitir o documento que estorna isso de forma válida.

Recusa na entrega e mercadoria que não saiu: é NOTA DE CRÉDITO, não devolução

Quando a mercadoria não chegou a entrar no estabelecimento do destinatário — recusa na porta, não localização do endereço, venda cancelada antes do embarque — não existe devolução a fazer, porque não houve entrada nem crédito do outro lado. O instrumento correto é a nota de crédito: finNFe = 5, no tipo 03 (recusa total ou não localização) ou tipo 06 (recusa parcial). Não é "NF-e de entrada genérica" nem nota própria por hábito.

Os dois pontos de atenção nesse cenário:

• 1 Se o cancelamento da NF-e original ainda for possível, é ele que deve ser feito — a nota de crédito não substitui o cancelamento dentro do prazo regulamentar. Fora do prazo, o caminho é a nota de crédito (tipo 03 ou 06).
• 2 A mercadoria não entrou no estabelecimento do destinatário — foi recusada na entrega, não localizada, ou nem chegou a ser expedida. Se ela entrou e depois voltou, aí sim é devolução: o adquirente contribuinte emite a nota com referência item a item (ou, sendo não contribuinte, o fornecedor emite NF-e de entrada).

Fora desse desenho — as duas condições juntas —, nota própria vira documento fiscal inidôneo. penalidades dos arts. 341-A a 341-H da LC 214/2025 (incluídos pela LC 227/2026) e arts. 571-578 do Decreto 12.955/2026 — multa em UPF (Unidade Padrão Fiscal, R 200,00, atualizada pelo IPCA) a partir de 10 UPF (R 2.000,00) por infração de obrigação acessória; multa de 75% sobre o tributo ou crédito indevido em lançamento de ofício (art. 576, II, do Decreto); 100% em caso de sonegação, fraude ou simulação; 150% em reincidência nos 3 anos anteriores (art. 576, §§ 1º e 2º), acrescidas de juros Selic, e ainda o risco de glosa de crédito na cadeia. Não compensa improvisar.

Caso específico — devolução por consumidor pessoa física não contribuinte (B2C): quando um consumidor final pessoa física devolve mercadoria — típico de e-commerce —, ele não tem como emitir NF-e. Nessa hipótese, o vendedor emite uma nota fiscal de entrada em nome próprio para registrar o retorno físico da mercadoria ao estoque. Essa situação é distinta das duas condições cumulativas acima: aqui não se trata de desfazer crédito do comprador (o consumidor final não toma crédito de CBS/IBS), e sim de formalizar a devolução física e os ajustes de receita e estoque. O procedimento correto e a documentação de suporte — incluindo comprovante de retorno logístico — devem ser mantidos para eventual fiscalização.

Procedimento correto para devolução (passo a passo)

Devolução no CBS/IBS tem uma sequência que precisa ser respeitada. Segue a ordem que evita erro de documento e garante que o estorno bata dos dois lados.

• 1 Primeiro: dá para cancelar? Está dentro das 24 horas e a SEFAZ aceita o cancelamento? Cancele. Sempre que possível, cancelamento é a solução mais limpa — sem nota de devolução, sem cruzamento, efeitos fiscais desfeitos de uma só vez. Só passe para os próximos passos se cancelar não for mais opção.
• 2 O cliente emite a NF-e de devolução: sem cancelamento na mesa, é o cliente que emite a nota de devolução referenciando a chave da NF-e original no campo "documento referenciado". Só ele pode — salvo aquelas duas condições da nota própria do vendedor.
• 3 Confira os campos antes de transmitir: CFOP de acordo com quem está emitindo (5.201/6.201 para devolução de compra; 1.201/2.201 para devolução de venda); CBS e IBS destacados em espelho da nota original — mesma alíquota, mesma base; quantidade e valor batendo nos itens devolvidos. Item por item.
• 4 Escrituração no período da devolução: o vendedor estorna o débito de CBS/IBS da venda original e o cliente estorna o crédito — os dois lançam no período de competência da nota de devolução, não no período da compra. O efeito não retroage à operação original.
• 5 Não esqueça o Bloco K: se o item devolvido for insumo de produção, a devolução gera lançamento de retorno no Bloco K do SPED (controle de produção e estoque). Para mercadoria de revenda, o retorno entra pelo custo médio do período. Esquecer o Bloco K é gerar inconsistência que o sistema vai pegar mais cedo ou mais tarde.

Efeitos da devolução no CBS/IBS

A devolução mexe nos dois lados — vendedor e cliente —, e cada efeito tem que cair no período certo. Se o timing falha, a apuração desencaixa e o sistema sinaliza.

Para o vendedor que recebe de volta

• Estorna o débito de CBS/IBS que gerou na venda — reduz o tributo a recolher no período.
• Se o tributo já tinha sido recolhido via split payment — o mecanismo pelo qual o sistema bancário retém e recolhe automaticamente o CBS/IBS na liquidação financeira —, aplica-se a regra do art. 47, § 13: o valor é transferido em até 3 dias úteis e não pode ser apropriado como crédito pelo fornecedor.
• Se ainda não foi recolhido (apuração em andamento), o estorno abate direto do saldo a pagar do período. Não precisa de pedido de restituição nem de compensação especial.

Para o cliente que devolve

• Estorna o crédito que tomou na compra — vira débito no período da devolução.
• Se o crédito já tinha sido usado para abater outros débitos no mês, a devolução pode gerar saldo devedor inesperado. Vale acompanhar o caixa tributário de perto.
• Se o crédito ainda estava parado, o estorno só reduz o saldo credor disponível — sem efeito imediato no caixa.

Riscos e autuações mais comuns

O cruzamento entre nota de devolução e NF-e de origem é automático e roda dentro do próprio período de apuração. Os erros abaixo são pegos sem fiscal humano — o sistema sinaliza na hora. Esses cinco são os campeões.

Checklist para adequação operacional

Ajustar a devolução ao novo modelo mexe em sistema, contrato e processo ao mesmo tempo. Tem que fazer antes da vigência do CBS/IBS bater na sua empresa — depois da primeira autuação fica caro e estressante.

• Configurar o ERP para exigir a chave de acesso da NF-e de origem em qualquer nota de devolução — o campo não pode ser opcional. Sem a chave preenchida, o sistema não deve autorizar a emissão do documento.
• Bloquear a emissão de segunda nota de devolução para a mesma NF-e de origem sem aprovação do gestor fiscal. O ERP deve alertar quando uma NF-e de origem já possui nota de devolução emitida e exigir justificativa e autorização para uma segunda emissão.
• Treinar equipe de logística e faturamento sobre as duas condições cumulativas que autorizam a nota própria do vendedor — e deixar claro que, fora dessas condições, a nota própria é proibida. Criar um fluxograma de decisão visível na área de faturamento.
• Revisar a política de devolução com os clientes: incluir cláusula contratual de responsabilidade pela emissão da nota de devolução — quem emite, em qual prazo e com quais dados. A ausência de nota do cliente não justifica nota própria irregular do vendedor.
• Configurar alertas para o prazo de cancelamento de 24 horas: o cancelamento é sempre preferível à nota de devolução. O sistema deve alertar o faturamento quando uma NF-e emitida ainda está dentro do prazo de cancelamento e há solicitação de devolução em aberto.
• Mapear o CFOP correto para cada tipo de devolução: devolução de compra intraestadual (5.201), interestadual (6.201); devolução de venda intraestadual (1.201), interestadual (2.201). Devolução de compra é saída de quem comprou (5.xxx/6.xxx); devolução de venda é entrada de quem vendeu (1.xxx/2.xxx). Criar tabela de referência por operação e configurar o ERP para sugerir o CFOP automaticamente com base no tipo de devolução e na UF de origem.
• Revisar os contratos de venda para incluir prazo máximo de devolução, responsabilidade pela emissão da nota, procedimento de conferência física e vinculação obrigatória à nota de origem. Contratos que não preveem esses pontos criam litígio operacional quando a devolução ocorre meses após a compra.