Certidões negativas são exigidas em licitações, financiamentos, venda de imóveis, abertura de filiais, participação em chamamentos públicos e mudança de regime tributário. Cada certidão tem prazo de validade distinto — organize-se com antecedência para não atrasar processos críticos.
Certidão Negativa de Débitos Federais (CND / CPD-EN)
Informações gerais
| Item | Detalhe |
|---|---|
| Órgãos emissores | Receita Federal (RFB) + Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) |
| Emissão | Online — gratuita e imediata (se regular) |
| Prazo de validade | 180 dias |
| Portal | gov.br → Certidão de Regularidade Fiscal |
Como emitir — passo a passo
- Acesse o portal da RFB (gov.br) → Certidão de Regularidade Fiscal RFB/PGFN
- Informe o CNPJ (para empresa) ou CPF (para pessoa física)
- Se regular: certidão emitida em PDF imediatamente — salve e imprima
- Se irregular: o sistema indica as pendências específicas
Tipos de certidão emitida
- CND (Certidão Negativa de Débitos): sem nenhum débito federal — situação ideal
- CPD-EN (Certidão Positiva com Efeito de Negativa): há débito, mas com exigibilidade suspensa (parcelamento ativo, liminar judicial, etc.) — tem o mesmo efeito legal que a CND para todos os fins
Causas mais comuns de irregularidade federal
- IRPJ ou CSLL em aberto (Lucro Real / Presumido)
- PIS/COFINS atrasado
- Débitos do Simples Nacional não parcelados
- INSS patronal em atraso (DCTFWeb)
- Declarações omitidas: ECF, DCTFWeb, DCTF não entregues
Como regularizar
- Simples Nacional: parcelamento via portal PGDAS (até 60 meses)
- Demais regimes: parcelamento via e-CAC → Parcelamento → Parcelamento Ordinário (até 60 parcelas)
- PERT/Refis: quando aberto pelo governo — acompanhar oportunidades
- A certidão é emitida imediatamente após a homologação do parcelamento pelo sistema
Atenção: Declarações omitidas impedem a emissão da certidão mesmo que não haja débito. Verifique se todas as obrigações acessórias estão entregues (ECF, ECD, DCTFWeb, PGDAS) antes de tentar emitir.
Certidão Negativa Trabalhista (CNDT)
Informações gerais
| Item | Detalhe |
|---|---|
| Órgão emissor | Tribunal Superior do Trabalho (TST) |
| Emissão | Online — gratuita e imediata |
| Prazo de validade | 180 dias |
| Portal | cndt.tst.jus.br |
O que a CNDT verifica
Execuções trabalhistas com penhora ou débito em fase de execução no âmbito da Justiça do Trabalho. Uma empresa pode ter ação trabalhista em andamento e ainda assim obter a CNDT — o bloqueio ocorre apenas quando há sentença transitada em julgado não paga e sem garantia do juízo.
Como emitir
- Acesse: cndt.tst.jus.br
- Informe CNPJ ou CPF
- Certidão gerada em PDF imediatamente
Como regularizar
- Pagar o débito trabalhista em execução; ou
- Garantir o juízo (depósito judicial, penhora de bem ou fiança bancária)
- A certidão é liberada após registro da garantia no sistema do TRT competente
Atenção: A CNDT é obrigatória em todas as licitações públicas (Lei 8.666/1993 e Lei 14.133/2021) e em contratos de grande porte com a administração pública. Empresas com ações trabalhistas em fase de execução devem monitorar regularmente.
Certidão de FGTS (CRF)
Informações gerais
| Item | Detalhe |
|---|---|
| Órgão emissor | Caixa Econômica Federal |
| Emissão | Online — gratuita |
| Prazo de validade | 30 dias |
| Portal | conectefgts.caixa.gov.br (login via GOV.BR) |
O que a CRF verifica
Regularidade nos depósitos mensais de FGTS de todos os empregados. Atraso ou omissão nos depósitos gera irregularidade automática.
Como emitir
- Acesse: conectefgts.caixa.gov.br
- Faça login com conta GOV.BR (nível prata ou ouro)
- Acesse "Regularidade do Empregador" → Gerar CRF
- Baixe o PDF da certidão
Quando a CRF é obrigatória
- Licitações e contratos com a administração pública
- Rescisão sem justa causa: o empregado precisa da CRF para levantar o FGTS
- Financiamentos imobiliários e programas habitacionais da Caixa
Prazo curto: a CRF tem validade de apenas 30 dias. Em licitações com prazo de entrega de documentos superior a 30 dias, pode ser necessário emitir nova certidão. Planeje com antecedência.
Certidão Negativa Estadual — SEFAZ-MT
Informações gerais
| Item | Detalhe |
|---|---|
| Órgão emissor | Secretaria de Estado de Fazenda de Mato Grosso (SEFAZ-MT) |
| Emissão | Online — gratuita |
| Prazo de validade | 30 a 90 dias (verificar na própria certidão emitida) |
| Portal | sefaz.mt.gov.br → Atendimento ao Contribuinte → Certidão de Débitos |
Como emitir
- Acesse: sefaz.mt.gov.br
- Navegue para: Atendimento ao Contribuinte → Certidão de Regularidade Fiscal Estadual
- Faça login com credenciais SEFAZ-MT ou certificado digital
- Selecione: Certidão de Regularidade Fiscal Estadual
- Informe a Inscrição Estadual (IE) ou CNPJ
- Baixe o PDF gerado
Causas de irregularidade estadual (MT)
- ICMS em atraso (apuração mensal não recolhida)
- GIA-ST ou EFD ICMS/IPI entregues com atraso
- Diferença de ICMS-ST não recolhida ao estado
- Notificação de lançamento de ofício não impugnada
Empresa sem Inscrição Estadual (IE)
- Empresas de serviços (ISS) sem IE em MT: solicitar declaração de "não contribuinte do ICMS"
- Para fins de licitação: alguns editais aceitam declaração do contador atestando que a empresa não é contribuinte de ICMS no MT
- Verificar exigência específica de cada edital ou contrato
EFD em atraso: a omissão da EFD ICMS/IPI gera irregularidade na certidão estadual mesmo sem débito de ICMS apurado. Verifique as obrigações acessórias estaduais antes de tentar emitir.
Certidão Municipal — Prefeitura de Cuiabá / Várzea Grande
Cuiabá — SMFA (Secretaria Municipal de Fazenda)
| Item | Detalhe |
|---|---|
| Órgão emissor | Secretaria Municipal de Fazenda de Cuiabá (SMFA) |
| Emissão | Online — gratuita |
| Prazo de validade | Normalmente 90 dias (verificar na certidão emitida) |
| Portal | cuiaba.mt.gov.br → Serviços → Certidão de Débitos |
Como emitir em Cuiabá
- Acesse: cuiaba.mt.gov.br → aba Serviços → Certidão de Débitos Municipais
- Informe CNPJ (para empresa) ou CPF (para pessoa física)
- Clique em "Emitir" e faça o download do PDF
Causas de irregularidade municipal em Cuiabá
- ISS (Imposto Sobre Serviços) atrasado
- IPTU em atraso (para imóveis — afeta proprietários)
- Taxas de alvará de funcionamento não pagas
- Multas por infração à legislação municipal
Várzea Grande
- Portal: prefeitura.vg.mt.gov.br → área de serviços fiscais
- Mesma lógica: ISS, taxas e IPTU como causas de irregularidade
Licitações federais: alguns editais aceitam apenas as certidões federal e estadual, dispensando a municipal. Verifique sempre o edital específico — não presuma dispensa sem leitura do instrumento convocatório.
Certidão da Junta Comercial (JUCEMAT) — quando necessária
O que a JUCEMAT fornece
- Certidão de Breve Relato: mostra o status atual da empresa, nome dos sócios e histórico de alterações — exigida em financiamentos, licitações e processos judiciais
- Autenticação de documentos empresariais: balanços, contratos e atas de reunião
- Certidão de regularidade de registro: confirma que a empresa está ativa e com registro regular na Junta
Como solicitar
- Acesse: jucemat.mt.gov.br → Serviços → Certidões
- Selecione o tipo de certidão desejada
- Informe NIRE ou CNPJ da empresa
- Pague a taxa (consulte tabela vigente no site)
- Receba a certidão em PDF assinada digitalmente
Prazo de validade: a certidão da JUCEMAT não tem prazo de validade definido em lei, mas editais de licitação costumam exigir emissão recente (60 a 90 dias). Verifique o edital antes de emitir.
Documentos de regularidade fiscal exigidos
Organize com antecedência — as certidões têm prazos distintos e algumas exigem renovação frequente.
CND/CPD-EN (RFB+PGFN) — válida 180 dias |
CNDT (TST) — válida 180 dias |
CRF FGTS (Caixa) — válida 30 dias |
Certidão Estadual SEFAZ-MT — verificar na emissão |
Certidão Municipal — verificar no edital |
Certidão JUCEMAT — se exigida pelo edital |
Balanço Patrimonial — para habilitação econômico-financeira
Dúvidas sobre certidões negativas?
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