O comércio varejista é o elo final da cadeia produtiva — responsável por vender ao consumidor final (pessoa física, em sua maioria). Essa posição na cadeia traz características tributárias muito específicas: na maior parte dos produtos, o ICMS já vem recolhido por substituição tributária (ICMS-ST) pelo fabricante ou importador. O varejista opera como substituído tributário, sem recolher ICMS adicional na venda, mas com obrigações acessórias próprias, como a emissão de NFC-e e o controle de inventário.
Este guia cobre os principais aspectos tributários do varejo: ICMS-ST, escolha de regime, NFC-e, obrigações acessórias e os impactos da Reforma Tributária.
1. O Varejo no Sistema Tributário Brasileiro
As características tributárias do varejo diferem dos outros setores em aspectos fundamentais:
- ICMS-ST: na maioria dos produtos, o ICMS já vem recolhido pelo substituto (indústria/importador). O varejista é o "substituído" — não recolhe ICMS na saída ao consumidor
- NFC-e: cupom fiscal eletrônico — obrigatório em MT para operações com consumidor final, com QR Code no DANFE simplificado
- PIS/COFINS: geralmente cumulativo (Lucro Presumido/Simples) — sem créditos de ICMS-ST na maioria dos regimes, mas com tese do Tema 1.416/STJ
- Simples Nacional: opção muito frequente no varejo — alíquotas do Anexo I, com ICMS incluído no DAS
2. ICMS-ST no Varejo — Como Funciona
O varejista como substituído
Quando o varejista compra produtos com ICMS-ST já retido pelo fornecedor (indústria ou atacado), a nota fiscal de entrada traz o CSOSN 500 (tributada anteriormente por ST). Na saída ao consumidor final, o varejista emite NFC-e com CST 60 (CSOSN 400 no Simples) — indicando que o ICMS já foi recolhido por substituição. Não há novo recolhimento de ICMS.
Exceção importante: se o varejista vender a preço superior à pauta fiscal ou à base de cálculo usada na ST (MVA), pode haver obrigação de complementação do ICMS-ST em MT — verifique a legislação SEFAZ-MT vigente em 2026 para as hipóteses e o procedimento de complementação.
Restituição do ICMS-ST — RE 593.849/STF
O STF decidiu (RE 593.849, Tema 201) que o varejista substituído tem direito à restituição do ICMS-ST pago a maior quando a venda efetiva ocorre abaixo da pauta fiscal ou da base de cálculo presumida da ST. Em MT, a SEFAZ regulamentou o procedimento de restituição (Portaria 131/2024 e atualizações posteriores).
Tema 1.416/STJ — Exclusão do ICMS-ST da base do PIS/COFINS: o STJ decidiu que o varejista substituído pode excluir o ICMS-ST cobrado na entrada da base de cálculo de PIS/COFINS sobre suas vendas (sujeito a confirmação do julgamento definitivo do STJ). Trata-se de extensão da "Tese do Século" para a substituição tributária — oportunidade de recuperação tributária relevante para varejistas no Lucro Real ou Presumido. Varejistas no Simples: impacto menor, mas a discussão existe. Antes de protocolar qualquer pedido, verifique o status atualizado do tema com seu advogado tributário.
3. Escolha do Regime Tributário para o Varejo
Simples Nacional — Anexo I (Comércio)
O Simples é a opção mais frequente no varejo em MT. As alíquotas variam:
- Faixa 1 (até R$ 180 mil/ano): 4%
- Faixa 2 (até R$ 360 mil/ano): 7,3%
- Faixa 3 (até R$ 720 mil/ano): 9,5%
- Faixa 4 (até R$ 1,8 milhão/ano): 10,7%
- Faixa 5 (até R$ 3,6 milhões/ano): 14,3%
- Faixa 6 (até R$ 4,8 milhões/ano): 19%
O ICMS está incluído no DAS nas operações internas — o varejista do Simples não apura ICMS separado (exceto DIFAL em compras interestaduais e outras situações específicas). Recomendado para faturamento até cerca de R$ 2,5 milhões/ano com margem razoável.
Lucro Presumido
- IRPJ: base presumida de 8% da receita bruta × 15% (+ adicional de 10%)
- CSLL: base presumida de 12% × 9%
- PIS/COFINS: cumulativo — 0,65% + 3% = 3,65% (sem crédito de insumos)
- ICMS: apurado normalmente à SEFAZ-MT
Melhor quando o ICMS-ST já recolhido é relevante e a margem efetiva é alta — ou quando o varejista está próximo do teto do Simples e a migração é necessária.
Lucro Real
Raro no varejo pequeno e médio. Indicado para supermercados e redes grandes com estrutura contábil robusta. No Lucro Real, o varejista pode aproveitar créditos de PIS/COFINS sobre energia elétrica, aluguel, sistemas de gestão, embalagens e outros insumos relevantes.
| Regime | Faturamento indicado | Vantagem principal |
|---|---|---|
| Simples Nacional (Anexo I) | Até ~R$ 2,5 mi/ano | Simplicidade, ICMS no DAS |
| Lucro Presumido | R$ 2,5 mi a R$ 78 mi/ano | Previsibilidade, margens altas |
| Lucro Real | Grandes redes | Créditos de PIS/COFINS sobre insumos |
4. NFC-e — Obrigações do Varejista em MT
Obrigatoriedade e requisitos
Em Mato Grosso, a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) substitui o ECF (emissor de cupom fiscal) e é obrigatória para todas as operações de venda a consumidor final. O DANFE simplificado impresso deve conter o QR Code para verificação pelo consumidor.
Requisitos técnicos para emissão:
- Software de PDV integrado e homologado pela SEFAZ-MT — verifique versão e certificação
- Certificado digital A1 (software) ou A3 (token/cartão) válido
- Contingência: modo offline permitido por até 24 horas em caso de queda de comunicação
- Transmissão: todas as NFC-e emitidas em contingência devem ser transmitidas à SEFAZ após restabelecimento
Identificação do cliente — CPF
A solicitação e registro do CPF do consumidor na NFC-e é incentivada pelo programa Nota Fiscal Mato-Grossense, que oferece créditos e sorteios aos consumidores que informam o CPF nas compras. Acima de determinado valor de venda (verifique o limite atualizado da SEFAZ-MT para 2026), o CPF passa a ser obrigatório na NFC-e.
5. Obrigações Acessórias do Varejista
| Obrigação | Prazo | Observação |
|---|---|---|
| NFC-e | Antes de cada venda | Autorização em tempo real — por operação |
| GIA-MT (SEFAZ-MT) | Dia 15 do mês seguinte | Se apurar ICMS (Lucro Real/Presumido) |
| PGDAS-D (Simples) | Dia 20 do mês seguinte | Declaração e recolhimento do DAS |
| eSocial | Por evento | Se tiver empregados registrados |
| EFD ICMS/IPI | Dia 15 do mês seguinte | Lucro Real e Presumido — não exigida do Simples |
| ECF/ECD | Julho do ano seguinte | Lucro Real e Presumido |
| Inventário anual | 31 de janeiro do ano seguinte | Todos os regimes — controle de estoque |
Inventário e CMV: o controle do estoque e a apuração correta do CMV (Custo das Mercadorias Vendidas) são críticos para varejistas — especialmente os no Lucro Real. Erros no inventário impactam diretamente o IRPJ/CSLL e podem gerar autuações por omissão de receita presumida.
6. Reforma Tributária — Impacto no Varejo (2026–2033)
Extinção gradual do ICMS-ST
A Reforma Tributária prevê a extinção progressiva da substituição tributária de ICMS entre 2026 e 2032. Com a vigência plena do IBS, o varejo apurará crédito e débito de IBS normalmente, sem o sistema de ST.
Impactos esperados:
- Positivo: varejistas que atualmente pagam ICMS-ST em excesso (pauta fiscal acima do preço real de venda) terão crédito automático com o IBS — sem necessidade de ação administrativa de restituição
- Negativo a curto prazo: a complexidade do período de transição — varejistas precisarão gerenciar ICMS-ST (regime antigo) e IBS (regime novo) simultaneamente até 2033
Split payment no varejo
Nas vendas com cartão de crédito, débito ou PIX, o IBS será retido na fonte pelo adquirente (bandeira ou processadora). O varejista não precisará recolher IBS sobre vendas eletrônicas — o valor já chegará na conta deduzido do tributo. Isso simplifica o recolhimento, mas exige planejamento de fluxo de caixa.
Varejo no Simples e a Reforma: empresas optantes pelo Simples Nacional poderão optar por regime diferenciado de CBS/IBS, similar ao atual DAS, com alíquotas reduzidas conforme faixa de faturamento — preservando a simplicidade do regime. Os detalhes finais dependem de regulamentação do Comitê Gestor e da Receita Federal em 2026.
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